سیستم های نرم افزاری اتوماسیون اداری جهت مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی، مانند گردش فرم ها، نامه ها و مکاتبات اداری می باشد. در حقیقت سیستم اتوماسیون اداری، شکل تکامل یافته سیستم های دبیرخانه که کار ثبت و شماره دهی مکاتبات را بر عهده دارند است.
استفاده از اتوماسیون اداری چه مزایایی دارد؟
استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، باعث صرفه جویی در زمان، کاهش هزینه‌ها و در نتیجه بهره ور شدن سازمان میشود. در زیر به تعدادی از مزایای استفاده از اتوماسیون اداری می پردازیم:
- حذف قابل ملاحظهای ازمکاتبات کاغذی در سازمان
- انجام تمامی کارهای اداری در هر زمان و حتی خارج از محل کار
- استفاده بهینه از زمان با عملیات خودکارسازی فرآیندهای اداری
- ثبت و نگهداری سوابق در حجم کمتر، ایمنی بالا و مراجعهی آسان
- برداشته شدن دفاتر حجیم اندیکاتور از روی میزکار دبیرخانه
- به حداقل رسیدن توقف، اشتباه، تکرار و بیهوده‌کاری در عملیات ثبت اسناد و مدارک
- مدیریت متمرکز و ایجاد شفافسازی در مراحل گردش اسناد
- پایش فعالیتهای سازمان و تولید گزارشهای متنوع مدیریتی
- ردیابی امور وپیگیری به موقع مراحل کار
- تعامل الکترونیکی با سایر سازمان‌ها
- صرفه جویی در کاغذ و در نتیجه آن کمک به جلوگیری از قطع شدن درختان در راستای حفظ محیط زیست
بخش های مختلف سیستم اتوماسیون اداری
- دبیرخانه
بخش اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری، بخش دبیرخانه می باشد، که فرآیندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی انجام می گیرد. عملیات‌های مختلفی از اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه پیش‌نویس، گردش، امضا و ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی صورت می پذیرد. در این بخش از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و غیره استفاده میشود.
- فرم‌ساز
در این بخش طراحی انواع فرم‌های سازمانی و گردش آن‌ها در قالب جریان‌های کاری که از پیش تعریف شده اند ایجاد می گردد. وظیفه ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات و به طور کلی مدیریت این فرم‌ها به طور کامل در سیستم اتوماسیون اداری انجام میشود.
- قرارهای کاری
مدیریت تنظیم جلسات، برنامه ریزی قرارهای کاری، پیگیری آن‌ها و نگهداری مستندات مربوط به آن‌ها از جمله مهم‌ترین بخش کارهای اداری یک سازمان به شمار می‌آید و زمان زیادی را نیز به خود اختصاص می‌دهد. این بخش معمولاً شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و قرارهای کاری، مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌ها و غیره است.
- بایگانی
با گذشت زمان و افزایش تعداد و حجم مستندات در سازمان، نیاز به ابزاری جهت بایگانی آن‌ها وجود دارد. بسیاری از سیستمهای اتوماسیون اداری بخشی را نیز به عنوان آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات دارند که علاوه بر نگهداری و دسته بندی اسناد سازمانی، امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان را نیز فراهم می‌کنند.
- کارتابل آفلاین
سیستمهای اتوماسیون اداری با توجه به پراکندگی جغرافیایی سازمان‌ها و نوع دسترسی به آن‌ها دارای تنوع زیادی هستند. برخی از آن‌ها در شبکه محلی قابل دسترس هستند و برخی دیگر تحت وب می‌باشند. در سیستمهای اتوماسیون اداری تحت وب برای قسمت‌هایی از نرم‌افزار که اهمیت ویژه‌ای دارند نوع آفلاین نیز در نظر گرفته میشود تا در شرایطی که دسترسی به اینترنت با سرعت مطلوب امکانپذیر نیست بتوان به صورت غیر برخط به اطلاعات دسترسی داشت. از جمله آن‌ها می‌توان به کارتابل آفلاین اشاره کرد.
بخشهای دیگر اضافه شده به سیستمهای اتوماسیون اداری
از این بخش ها جهت افزایش مکانیزاسیون کار‌ها در سازمان و تسهیل ارائه خدمات درون و برون سازمانی استفاده می کنند:
- به اشتراک گذاری وظایف و اطلاعات سازمانی و توانایی پیگیری امور با هدف تحقق کارگروهی و تیمی
- بهره گیری از سیستم مدیریت اسناد الکترونیک جهت پشتیبانی از انواع مستندات سازمانی
- امکان تبادل اطلاعات با سایر سیستم های اتوماسیون اداری
- امکان تبادل اطلاعات با بیرون سازمان از طریق انواع استاندارد داده های ارتباطی نظیر ایمیل، فکس و اس ام اس
- ارتباط سیستم با سایر سیستمهای عملیاتی بخشهای مختلف سازمان نظیر مالی، دریافت پرداخت، کارگزینی، انبار، فروش، امور خریداران و …
- امکان دور کاری در بستر امن الکترونیک
امکان ارسال پیامک از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری
از قابلیت های مهم سامانه ارسال پیام کوتاه که از طریق وب سرویس صورت می گیرد، امکان ارسال پیام کوتاه از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد. برای استفاده از این قابلیت می توانید پنل ارسال پیامک خود را به نرم افزار اتوماسیون اداری متصل کنید تا هر زمان که نیاز دارید پیامک ارسال کنید.